Blogi kuihtuu?

Te, jotka täällä vielä olette käyneet aika ajoin kurkkimassa, olette varmaan huomenneet, että viimeaikaiset julkaisut ovat olleet harvassa. Viimeisestä blogipostauksesta on kulunut jo puoli vuotta. Hauska huomata, kuinka nopeasti aika kuluu.

Muutamien keskustelujen ja miettimisen jälkeen olemme tuleet isommalla porukalla lopputulokseen, että emme enää jatka blogin kirjoittamista tässäkään muodossa. Tähän on monia syitä ja maininnan arvoisimpina ehkä tuo kirjoittamisen raskaus ja ajan löytäminen sille, mutta luonnollisesti myös motivaatio on ollut laskussa. Ainakin itse koen niin, sillä voihan tuo tuntua hieman turhauttavalta kirjoitella blogikirjoituksia, joita kukaan ei lue. Tämä voisi olla pääteltävissä kommenttien määrästä, jotka ovat alun jälkeen jääneet sangen vähäisiksi, harmillisesti. Kävin kuitenkin vilkuilemassa vierailijamääriä ja onhan niitä kohtalaisen kiitettävästi ollut jatkuvasti, tänäänkin. Tosin en tiedä onko siellä jokunen botti siellä täällä, vaikea sanoa.

Anyway, toistaiseksi blogin työstäminen päättyy nyt virallisesti tai jää tauolle, ellei tämä kirjoitus aikaansaa huikaisevaa kommenttiryöppyä. En poista blogia, sillä onhan tuolla arvokkaita ajatuksia kertynyt matkan varrella. Niitä voi käydä selailemassa ja itsekin tämän tulen joskus käymään läpi kun loppuraporttia hankkeestamme kirjoitan. Onhan tämä ollut poikkeuksellinen matka jo tässä vaiheessa!

– Vili

Mainokset

Jätä kommentti

Kategoria(t): Uncategorized

Kaikki hallussa ja eväät levällään

AHAA-työskentely edistyy. Kokonaisuus on matkan varrella paisunut ja välillä kokonaisuuden hahmottaminen on ollut hankalaa myös näin tuoteomistajan ominaisuudessa. Tätä ongelmaa lähdimme ratkaisemaan uudistamalla backlogia (tehtävälistaa), joka nykymuodossaan jäsentyy paremmiin toteutettavien osakokonaisuuksien mukaan. Nyt ainakin minulla tuotemomistajana on huomattavasti helpompi hahmottaa mikä osa AHAAsta on jo toteutettu ja mitä missäkin osassa vielä pitää tehdä.

Uudistus on kuitenkin vielä kesken, joten muille se ei juurikaan vielä näy, emmekä vielä backlogista näe miten paljon eritehtäville on varattava aikaa ja missä järjestyksessä toisistaan riippuvat tehtävät pitää tehdä. Joka tapauksessa tehtävää riittää, sillä listauksessa on jo liki 600 riviä.

Kokonaisuus on siis hahmottumassa entistä paremmin.

Toisaalta homma etenee tällä hetkellä niin monella rintamalla, että toisinaan tulee väistämättä sellainen olo, että eväät ovat pahasti levällään. Käyttöliittymään on toteutettu uusia osia, rajapintojan on tehty jo käyttöliittymään totetutettujen osioiden kohdalla ja luettelointisääntöjä tehdään myöskin jo toteutetuille osioille. Samaan aikana ydinryhmä vielä yrittää pitää huolta siitä, että toteuttajilla riittää tekemistä.

Itse yritän pitää kaikkia lankoja käsissäni ja kulloinkin ehtiä tehdä sen mikä kulloinkin olisi tärkeintä. Toteuttamisryhmän, ydinryhmän ja luettelointiryhmän kokousten ja kokouksiin valmistautuminen ja niiden tulosta päivittäminen keskeisiin dokumentteihin (tietomalli, vaatimusmäärittely ja rajapintamäärittely) täyttää tehokkaasti työviikon. Samalla tiedon pitäisi kulkea tehokkaasti ryhmästä toiseen.

Tässä rumbassa kieltämättä välillä iskee jonkinlainen epätöivo, mutta toisaalta asoiden ratkeaminen ja näkyvien tulosten saavuttaminen kannustaa eteenpäin. Viime aikoina yhtenä isona ratkaistuna asiana pidän aikamääreiden merkintään liittyvien kysymysten ratkaisemista ja kohta toteutettavaa ominaisuutta, jolla kuvailu- ja luettelointiohjeistus saadaan vietyä testikantaan. Tämän jälkeen toivottavasti testaaminen helpottuu ja sekä itse järjestelmän ja ohjeiden kommentointi saadaan siihen sellaiseksi, että testaamista voidaan laajentaa suuremman ryhmän tehtäväksi.

Tämä on tärkeää, jotta palautetta saadaa mahdollismman aikaisessa vaiheessa. Nyky toteutus on keskittynyt tarvittavien kenttien luomiseen. Jatkossa voimme toivottavasti palautetta hyödyntäen hiljalleen keskityä enemmän myös käytettävyysasioihin.

-Kentsu

Jätä kommentti

Kategoria(t): Uncategorized

Ahaa-hankkeen viimeiset rutistukset

Kesäloma on taas takana ja on aika palata sorvinääreen. Mitä tulee Ahaa-hankkeeseen, niin ainakin omalta kohdaltani olen jo menettänyt ajantajun. Veikkaisin kuitenkin, että syksy 2014 taitaa olla jo kolmas Ahaa-syksy? Korjatkaa jos olen väärässä. Ahaa-hankkeen ydinryhmä on jo aloittanut työnsä ja syksyn ensimmäinen kokous pidettiin tällä viikolla SKS:n toimitiloissa.

Kokouksen yhteydessä tehtiin kattava tilannekatsaus Ahaa-hankkeen nykytilaan – mistä on tultu ja mihin nyt ollaan menossa. Kentsun laatiman työlistan ja aikataulutuksen perusteella työtä ja pohdittavaa on vielä paljon. Tietomalli, testaaminen ja vaatimusmääritykset edellyttävät vielä paljon työtä. Ydinryhmän näkökulmasta tärkeintä onkin lähteä tulevaan syksyyn määrätietoisella asenteella; kaikki ylimääräinen tulisi viimeistään nyt jättää pois ja pyrkiä vain tuloksiin. Ydinryhmän yleisenä näkemyksenä oli, että virheitä ei saisi pelätä liikaa, sillä testausvaiheessa asioita voidaan kuitenkin vielä muuttaa ja parantaa. Tärkeintä olisi vain päästä eteenpäin. Työskentelyn muuttamista jouhevammaksi puoltaa etenkin se, että hankkeen aikataulua on jouduttu venyttämään jo liiankin monta kertaa. Nyt on kirivaihteen vuoro!

Puhuttaessa testaamisesta tultiin ydinryhmässä siihen lopputulokseen, että ainakin ydinryhmäläisten olisi syytä keskittyä yleisen testaamisen sijaan enemmän yksittäisiin ongelmakohtiin. Samalla yleisempi testaaminen voitaisiin jatkossa antaa laajemmalle testaustiimille. Yksityiskohtaisemman testaamisen katsottiin palvelevan paremmin myös Scrum-tiimiä. Koodauksen jouhevan etenemisen edellytyksenä on, että Scrum-tiimi saa välitöntä palautetta asioista, joissa on parannettavaa. Ydinryhmä onkin nyt laatimassa erillistä testaussuunnitelmaa, jonka toivotaan nopeuttavan ja helpottavan testaamista. Tärkeintä on luonnollisesti se, että järjestelmää testataan kattavasti ja mahdollisimman moni järjestelmän tuleva käyttäjä saa tilaisuuden tutustua Ahaaseen jo testausvaiheessa.

Riku Keski-Rauska/13.8.2014

Jätä kommentti

Kategoria(t): Uncategorized

AHAA:N ”TESTAAMISESTA” JA TESTAAMISESTA ARKISTOLAITOKSESSA

Odotan kesän hiljaisia työpäiviä, jolloin voisin kokeilla AHAA:n toimintoja kaikessa rauhassa. Ydinryhmän jäsenenä minulla on ollut pääsy AHAA-järjestelmään jo useita kuukausia, mutta kaiken työkiireen keskellä testaaminen on ollut valitettavan vähäistä. Olen onnistunut viemään AHAA:n puolelle vain kahden aineiston ja toimijan tietoja – puhun siis ”testaamisesta”, en testaamisesta. Kokeilumielessä tehdyt ja vaillinaiset AHAA-kuvailut pohjautuvat todellisiin aineistoihin ja toimijoihin, mutta eivät kokonaisuudessaan vastaa niitä.

AHAA:n testitietokanta on muuttunut paljon sitten ensimmäisen sisäänkirjautumisen. Toiminnallisuuksia ja kuvailukenttiä on tullut lisää tasaisin väliajoin. Toimintojen ja kenttien ”testaaminen” on tapahtunut yrityksen ja erehdyksen kautta AHAA:n kulloisenkin valmiusasteen puitteissa. ”Testaaminen” on ollut osittain hakuammuntaa – pieniä paloja sieltä täältä. Jotkin osuudet toimivat, toiset eivät. Toimimattomuuden syitä olen etsinyt ensin omasta ymmärtämättömyydestäni ja seuraavaksi määritelmistämme ja järjestelmästä. Vakka, Aarre ja nykyiset kuvailusäännöt vaikuttavat huomattavasti omaan ajatteluun, mutta pitääkö asioiden toimia ja tapahtua kuten ennenkin, vai voidaanko aineistoja kuvailla ja hallinnoida toisin? Mikä on tarpeellista, mikä ei? Mitä pitää säilyttää, mistä voidaan luopua, mitä uutta tarvitaan?

Varsinainen testaaminen aloitetaan arkistolaitoksessa näillä näkymin vasta syksyllä. Esittelen tässä joitakin suunnitelmia arkistolaitoksessa tapahtuvasta testaamisesta. Tietovarantotiimin jäsenet organisoivat testaamisen omissa yksiköissään ja toimittavat palautteen ydin- ja luettelointiryhmälle. Tavoitteen on, että testaamiseen valjastetaan mahdollisimman moni tuleva käyttäjä. Käyttäjiltä toivotaan kommentteja ja ehdotuksia niin toiminnallisuuksista kuin käyttöliittymän ulkoasusta ja käyttäjäystävällisyydestä. Meidän pitäisi yhdessä määritellä seikat, joiden avulla järjestelmästä saadaan mahdollisimman helposti lähestyttävä, helppokäyttöinen ja jokaiselle sopiva työkalu.

Varsinaiseen testaamisvaiheeseen eteneminen edellyttää sitä, että järjestelmä tarjoaa riittävästi testattavia kuvailukohteita ja -kenttiä. Testaamisen tueksi tarvitaan myös AHAA-luettelointityöryhmän tuottamia luettelointi- ja kuvailusääntöjä. Testaaminen on tarkoitus kohdistaa aina tiettyyn asiaan tai kohteeseen. Testaamiset ohjeistetaan aina erikseen. On myös esitetty toive järjestelmään liittyvästä yleisestä koulutuksesta tai opastuksesta ennen testaamisvaihetta. Toive on ymmärrettävä, sillä AHAA on tällä hetkellä vielä kovin pienen piirin arkipäivää.

Arkistolaitoksen henkilökunta saa toki ryhtyä omatoimiseen ”testaamiseen” jo nyt. Muutamia käyttöoikeuksia on jo luotu tietovarantotiimin ulkopuolelle. AHAA:n testitietokannan välilehtiä voi aivan hyvin silmäillä ja samalla voi kokeilla olemassa olevia toimintoja. Ohjeita ei ole vielä antaa, mutta tietomallia kannattaa pitää esillä. ”Testaaminen” ja testaaminen ovat kaikissa tapauksissa tärkeitä. AHAAja uusi käsitemalli tulevat tutuiksi kokeilemalla ja testaamalla. Näin myös niille, jotka eivät ole vielä olleet tekemisissä järjestelmän kanssa. Tulevilla käyttäjillä on nyt hyvä mahdollisuus vaikuttaa työkaluun, jonka avulla he hallinnoivat ja kuvailevat arkistoaineistojaan tulevaisuudessa. Risut ja rakentava palaute ovat tervetulleita.

Meri

Jätä kommentti

Kategoria(t): Uncategorized

Yhteenvetoa ja syksyn suunnitelmia

Kesä tekee todenteolla tuloaan ja kevät kauden viimeinen kolmen viikon toteutusjakso on käynnissä ja päättyy juhannukseen. Toteutuksen suhteen tunnelmat ovat vaihdelleet iloisen huojentuneista epätoivoiseen. Itse olen kantanut huolta siitä, että toteuttajilla riittää tekemistä. Välillä valmistautuminen kokouksiin on kärsinyt muiden kiireiden vuoksi, mutta aina olemme onnistuneet saamaan kolmen viikon toteutusjaksoille riittävästi tekemistä. Toisaalta huolta on myös siitä ehdimmekö saada järjestelmän valmiiksi ajoissa. Tämän arviointi onkin huomattavan hankalaan, koska kaikki määritykset eivät ole vielä valmiina ja tekninen toteutustapa vaikuttaa myös siihen kuinka kauan eri kenttien ja toimintojen toteuttaminen kestää.

Nyt näyttää siltä, että aikatauluihin eri syistä tulossa muutoksia. Muutosten jälkeen näyttää niin järjestelmän toteutuksen kuin käyttöohjeiden – AHAA:n kuvailu- ja luettelointisääntöjen – osalta siltä, että näiden valmistumisen tavoiteaikatauluksi tulee kesäkuu 2015. Tämän jälkeen alkaa syksyn kestävä pilotointivaihe, jonka aika tehdään vielä tarvittavat muutokset ja korjaukset. Marraskuussa 2015 järjestelmä olisi käyttöönotettavissa, jonka jälkeen vuorossa olisi käyttöönottovaihe migraatioineen. Varsinainen AHAA-palvelun käyttöönotto ajoittuisi näin ollen alkuvuoteen 2016.

Edellä esitetyn aikataulun huomioiden on keskusteltu myös ydinryhmän ja luettelointityöryhmän tehtävistä ja tavoitteista. Ydinryhmässä todettiin valmistelutilanteen olevan melko hyvässä kunnossa, mutta jatkossa ryhmässä on syytä panostaa entistä enemmän toteutettujen toimintojen tekniseen testaamiseen ja virheiden sekä muutostarpeiden raportoimiseen. Luettelointityöryhmä puolestaan otti tavoitteekseen saada elokuun aikana koottua jo toteutettu ohjeistus yhteen dokumenttiin. Tämän jälkeen testaamista voitaisiin laajentaa ja kohdentaa ennen kaikkea niihin osiin, joihin ohjeistus on jo saatu tuotettua. Testaamisen organisointi on ydinryhmän vastuulla. Testaamiselle toivotaan saatavan palautetta sekä itse järjestelmästä ja sen toimivuudesta että myös kuvailu- ja luettelointiohjeista.

Testaamisen tarjoa tuleville käyttäjille mahdollisuuden vaikuttaa järjestelmään ja toimii samalla myös järjestelmän käyttöön perehdyttävänä koulutuksena. Testaamisen alkuvaiheessa järjestelmästä tulee puuttumaan vielä jonkin verran kenttiä ja paljon toiminnallisuuksia, mutta mitä nopeammin testaaminen saadaan käyntiin, sitä enemmän meille jää aikaa hioa toiminnallisuuksia ja reagoida saamaamme palautteeseen.

Alussa mainitsemiani epätoivon tunteita oli viime viikkoina jonkin verran havaittavissa, mutta ydinryhmän ja luettelointiryhmän kokouksissa kokonaistilanne hahmottui jälleen paremmin. Saimme myös jäsenneltyä tulevaa työskentelyä ja ainakin omalta osaltani epätoivo on siirtynyt taka-alalle ja vallalla on jälleen into asioiden eteenpäin viemiseksi.

-Kentsu

Jätä kommentti

Kategoria(t): Uncategorized

Nimi on enne

Muutama kuukausi sitten AHAAn ydinryhmä ja Kansallinen kuvailutyöryhmä yhdistivät voimansa AHAA-luettelointiryhmäksi ja alkoivat laatia AHAA-järjestelmän kuvailu- ja luettelointisääntöjä tai -ohjeita. Aluksi oli tunne, että edessä on tuttua ja helppoa hommaa, sillä olimmehan AHAAn ydinryhmässä pohtineet lähes kaikkien tietomalliin valittujen entiteettien, attribuuttien, arvojen ja suhteiden tietoja hartaasti ja pitkälle. Kuvailutyöryhmässä olimme käsitelleet samoja asioita abstraktimmasta näkökulmasta laatiessamme kansallista käsitemallia ja kansallisia kuvailusääntöjä. Molemmissa ryhmissä olimme hyödyntäneet kansainvälisiä standardeja ja organisaatioidemme kokemuksia ja näkemyksiä kehittäessämme mielekästä ja loogista tapaa kuvata arkistollisia tietoja.

Luettelointiryhmän ensimmäisessä kokouksessa perustimme arkistolaitoksen ja yksityisten arkistojen pienryhmät ja sovimme työnjaosta. Lähdimme liikkeelle AHAAn tietomalliin ja testikantaan toteutettujen aineistotietojen attribuuteista. Yksityisten arkistojen ryhmämme sai tehtäväkseen laatia ohjetekstiä aineiston identifiointi- ja ilmentymien tietojen attribuuteista, niiden arvoista ja suhteista.

 

Jaoimme attribuutit yksityisten arkistojen ryhmässä ja sain tehtäväkseni luonnostella aineiston identifiointitietoihin kuuluvaan nimekkeen (nimekkeellä nimetään aineisto) määritykset ja ohjeistukset. Pienryhmän tapaamisessa keskustelimme aineistokokonaisuuden nimekkeestä reilut kaksi tuntia. Tuossa ajassa tuli selväksi, että olimme jo arkistoissamme käyttäneet nimekettä eri tavoin, mikäli nimeke oli käytössä lainkaan.

Luettelointiryhmässä keskustelimme aineiston nimekkeestä 24.4.. Hyväksyimme ajatuksen, että nimeke voi olla aineistossa alkuperäisenä annettuna (esim. käsikirjoituksen nimi) tai siitä johdettuna (esim. puheen aihe). Päädyimme myös ratkaisuun, että arkistoaineiston attribuutilla nimeke on kolme roolia: päänimeke, muu nimeke ja aikaisempi nimeke. Nimekkeen kaikkiin vaihtoehtoihin voi kohdistaa hakuja eli ne toimivat hakuperusteena. Päänimekettä on vain yksi, muita nimekkeitä voi olla useampia. Aineiston nimeke on pakollinen, eli aineistolla on siis oltava nimi.

Pidemmälle emme tästä aiheesta juuri ehtineet, mutta tiedossa oli, että attribuutin käytön ohjeistamista täytyy syventää. Arkistoaineistossa nimeke on käytössä jokaisella kuvailutasolla: aineistokokonaisuudessa (AHAAssa: arkisto, kokoelma ja muu kokonaisuus), sarjoissa ja alasarjoissa, arkistoyksikössä ja alayksikössä. Jokaisen tason aineiston nimekkeelle pitää olla oma nimeämisohje ja nimeämiskäytäntöä helpottavia esimerkkejä.

Aineistokokonaisuus vaikuttaa sinänsä selkeältä. Jo Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt vuodelta 1997 antavat hyvän osviitan periaatteista, joilla aineistokokonaisuudet arkisto ja kokoelma nimetään. On vielä tarkentamatta, mitä muita kokonaisuuksia eri organisaatioilla on ja kuinka ne nimetään.

Mitä pienempiin aineiston osiin edetään, sitä moninaisemmaksi nimeämisen mahdollisuudet tulevat. Minkälaisia ovat nimekkeet sarja- ja alasarjatasoilla? Nämä tasot luokittelevat aineistoja ryhmiin ja silloin sarjan nimeäminen riippuu siitä, millaisia luokitteluja eri arkisto-organisaatiot käyttävät. Aineiston sarjan nimen perusteena voi olla mm. tehtävä / toiminta, aineistotyyppi (muoto) tai sisältö. Jos uudet luokituskaavat tehdään aineistotyyppien perusteella, pääsarjojen nimekkeet olisi helppo nimetä. AHAAssa päätyypit ovat teksti, kuva, ääni, ja elävä/liikkuva kuva (käsitteen nimi elää), joten pääsarjat niistä pääteltyinä olisivat Tekstit, Kuvat, Äänitteet ja Elävät/Liikkuvat kuvat. Kuulostaako hyvältä? Myöhemmässä vaiheessa on kenties syytä ottaa aineistotyypiksi myös multimedia.

AHAAn aineiston alatyyppilista purkaa päätyyppejä aineistoa tarkemmin kuvaaviin tyyppeihin (käsikirjoitus, asiakirja, kirje, valokuva, kartta, juliste, jne.). Alatyyppilistassa ja typpien perusteissa on vielä pohtimista ja määrittelemistä.

Jos arkistoaineistojen kuvailussa käytetään hierarkkisia sarjarakenteita, niin jokaisen ylätason nimekkeen nimen on loogisesti kuvattava sen alla olevia aineistoja. Eli aineiston ylätason nimekkeen on kuvattava jollain loogisella perusteella niiden alatason aineistoja. Alatason aineistojen on kuuluttava samaan joukkoon. Onko tämä vaatimus ideaali, onko se mahdoton?

Arkistoyksiköt ja alayksiköt ovat aineistojen pienimpiä kokonaisuuksia ja niiden osia, joissa nimekkeen käytön variaatiot laajenevat valtavasti. Monissa arkisto-organisaatioissa arkistoyksiköiden nimekkeet toimivat osana tutkimusten ja muiden julkaisujen viittausapparaattia. Tällöin aineistoyksikön nimen (nimeke) on oltava selkeä ja mahdollisimman hyvin yksikköä kuvaava, jotta käyttäjät voivat ymmärtää, mistä nimetyssä aineistossa on kyse. Vaikka kuten jo todettu, toisissa arkisto-organisaatioissa nimekettä ei ole käytetty lainkaan. Silloin muut aineistosta kuvaillut attribuutit ja suhteet ovat ajaneet samaa aineiston tunnistamisen asiaa.

Luettelointiryhmässä sovittiin, että tarkennan vielä, mitä Arkistojen kuvailu- ja luettelointisäännöt, RDA ja muut arkistostandardit sanovat aineistojen nimekkeiden käytöstä ja harmonisoin ohjettamme niiden pohjalta seuraavaan keskusteluun. On hyvä myös vilkaista mitä juuri julkaistut Museoiden luettelointiohjeissa sanovat etenkin arkistoaineiston nimeämisestä.

Luettelointisäännöstä tulee ohjeellinen, ja nimekkeiden esimerkeillä voidaan ohjailla mahdollisimman yhdenmukaista attribuutin käyttöä. Teemmekö sääntöjä tai ohjeita, tarkentuu jatkossa. Nomen est omen.

29.4.2014 / Ilkka Välimäki

Jätä kommentti

Kategoria(t): Uncategorized

Suunnitelmista toteutukseen

Kuisma avasi edellisessä blogissa hyvin toteutusvaiheen toimintaa. Määrittelyvaiheessa on ollut omat ongelmansa tilanteiden hahmottamisessa, mutta osa asioista on tuntunut hyvinkin selkeiltä ja helpoilta määrittää. Tämän tuloksena määrityksissä on paljon selkeitä ja yksiselitteisiä määrityksi kuten, että kaikki kuvailuun tehdyt muutokset pitää säilyä järjestelmässä. Toteutusvaiheessa määrityksiä on jouduttu tarkastelemaan huomattavasti tarkemmalla tasolla. Mitä ”kaikilla muutoksilla” tarkoitetaan. Ne ei varmastikaan sitä, että jokainen kuvailijan tekemä luonnoshahmotelma säilytyisi järjestelmässä. Tästä päästiin siis siihen, että hyväksyttyjen kuvailuversioiden tulee säilyä järjestelmässä. Onko tarvetta, että kaikki hyväksytyt versiot säilyvät vai voiko hyväksyjä tehdä valintaa ja esimerkiksi poistaa edellisen hyväksytyn version, jos muutoksena on vain ollut pienen kirjoitusvirheen korjaaminen? Mitä jos tällaisen edellisen version poistaa ja se on ollut voimaasa viimeiset 30 vuotta? Jääkö sitten käsitys, että sitä edellinen kuvailutietoja sisältämätön versio on ollut käytössä nuo 30 vuotta? Päädyimme siis siihe, että hyväksytyt versiot säilyvät.

Toinen vaatimuksissa ollut määritys on ollut, että kuvailutietoja pitää voida hyväksyä yksitellen tai kaikki kerralla samalla aineistotasolla ja haluttaessa myös alemmilta tasoilta. Mitä tämä tarkoittaa käytönnöss? Vaatiko tämän toteuttamine ”hyväksy-nappia” jokaisen kuvailukentän viereen? Onko tällainen todella tarpeen vai voitaisiinko se jättää pois ainakin joidenkin kenttien kohdalta? Ensimmäiseksi toteutimme mahdollisuuden hyväksyä kaikki massana samalta aineistotasolta ja haluttaessa myös alemmilta tasoilta. Hyväksyttäessä kaikki kerralla syntyy tietenkin vain yksi uusi hyväksytty versio, mutta, jos toteutamme attribuuttikohtaisen hyväksynnän syntyy periaatteessa uusi versio jokaisen attribuutin hyväksynnän yhteydessä. Tällöin ei ole mielekästä viedä versiohistoriaan uutta versioita jokaisesta attribuutin hyväksynnän yhteydessä. Tästä syystä päädyimme hyväksyntäjonoon ja kerran päivässä tehtävään varsinaiseen hyväksyntää, kuten Kuisma manitsi. Lisämausteensa soppaan tuo se, ettemme tiedä miten tiedot välittyvät eteenpäin. Asiakkaiden käyttöliittymänä AHAA:n kuvailutietoihin tulee olemaan Finna. Kuinka reaaliaikaisesti tiedot päivittyvät Finnaan? Heti hyväksynnän jälkeen vai vasta päivittäisten tai viikottaisten tietojen haravoinnin jälkeen? Tämä pohdinta puolestaan toi esille tuon hyväksy välittömästi toiminnon, jolla tiedot olisivat samantien vietiävissä hyväksyttyinä eteenpäin.

Nyt siis tilanne on sellainen, että toteutettuna on mahdollisuus hyväksyä yhden aineistotason tiedto kerralla ja haluttaessa myös hierarkiassa sen alla olevien aineistojen kuvailutiedot. Tiedot voidaan hyväksyä (jonoon) tai hyväksyä välittömästi, mutta käytännössä näillä ei ole juurikaan eroa, koska jonoon ei voi kerryttää muita hyväksyntöjä, kuten attribuuttikohtaisessa hyväksynnässä on ajateltu. Tarvittaessa attribuuttikohtaiseen hyväksyntään pitää vielä palata ja määritellä sen yksityiskohdat tai sitten toinen hyväksymistoiminnoista voidaan poistaa.

Välillä on keskusteluissa noussut esille myös se onko koko hyväksymistoiminto tarpeellinen. Joissakin organisaatioissa tai yksiköissä ei ole erikseen hyväksyjiä vaan kaikki kuvailijat hyväksyvät itse tekemänsä kuvailut. Tähän löytyy yleisenä poikkeuksena mm. harjoittelijat, joiden kuvailuja yleisesti tarkistetaan yhtenäisyyden ja koulutuksenkin vuoksi. Hyväskymistoiminto on kuitenkin välttämätön jo siitäkin syystä, että kokeneenkin kuvialijan tulee voidaa tallentaa työnsä ja jatkaa sitä toisena ajankohtana ilman, että tallennettu keskeneräinen kuvailu heti välitetään eteenpäin. Näin ollen tallennuksen lisäksi tarvitaan hyväksytoiminto, jolla kuvailut voidaan julkaista siinä vaiheessa kun kuvailutiedot ja mm. käyttö- ja näyttörajoitukset ovat kunnossa.

Kuisman blogissa ja edelle esitetyt asiat vahvistaneet mielessäni sitä seikka, että valittu toteutustapa on ollut oikea. Paperilla asioida voidaan pyörittää loputtomuuksiin asti, mutta tiettyjä asioita ei välttämättä nouse siinä vaiheessa esille. Nyt olemme voineet lähteä toteuttamaan ja tarkentamaan määrityksiä toteutuksen edetessä. Olen välillä kauhuissani ajatellut, mitä siitä olisi tullut, jos olisimme yrittäneet viedä suunnittelun paperilla loppuun asti ja ojentaneet ne toetuettajalle, että ”Tee tommonen”. Lopputulos ei varmaankaan olisi vastannut toiveitamme. Nyt pystymme korjaamaan suuntaa matkalla ja lopputulos vastaa varmasti paremmin sitä mitä olemme halunneet.

-Kentsu

Jätä kommentti

Kategoria(t): Uncategorized